Il Comune di Coriano compie un ulteriore passo nel processo di digitalizzazione: a partire da domani (20 luglio) il Responsabile dell’Ufficio della Transizione al Digitale, Dott.ssa Carla Franchini insieme all’Ing. Simone Torsani, attiverà la ricevuta automatica di avvenuta presentazione telematica degli atti al protocollo generale.
Da domani infatti chiunque invierà al Comune di Coriano comunicazioni e istanze in via telematica agli indirizzi pubblicati sul sito, riceverà sulla propria casella di posta elettronica la ricevuta di avvenuta protocollazione, che sarà emessa automaticamente dal sistema di protocollo informatico dell’Ente nel momento in cui verrà assegnato il numero di protocollo.
Chi è in possesso di una casella PEC potrà inviare comunicazioni e istanze sulla casella PEC del Comune di Coriano (che riceve solo da PEC).
Per chi invece è in possesso di una casella di posta ordinaria potrà inviare comunicazioni e istanze alla casella di posta elettronica ordinaria del Comune, in questo caso però alla comunicazione dovrà essere necessariamente allegata la copia di un documento di identità in corso di validità.
All’interno della ricevuta di avvenuta protocollazione compariranno i seguenti dati:
– Numero di protocollo assegnato;
– Data ed ora di protocollazione;
– Oggetto della comunicazione;
– Generalità del mittente;
– Nominativo, ufficio e contatti del Responsabile del procedimento cui è assegnata la pratica.
Il funzionamento del sistema si può riassumere in questi passaggi:
– Invio messaggio (da PEC su PEC ovvero dalla posta elettronica del mittente alla posta elettronica
– Scarico del messaggio in arrivo da parte del sistema gestionale di protocollo informatico;
– Assegnazione di un numero di protocollo in arrivo da parte dell’operatore del Servizio Protocollo Generale del Comune di Coriano e infine assegnazione al Servizio interno competente;
– Emissione della ricevuta automatica di avvenuta protocollazione ed invio della stessa a mezzo PEC all’indirizzo del mittente, contestualmente alla protocollazione.
I vantaggi dell’emissione automatica della ricevuta di protocollo saranno:
a) L’immediato riscontro per il cittadino dell’acquisizione del documento da parte del Comune di Coriano;
b) L’informazione puntuale inviata al mittente relativamente al numero di protocollo e a chi tratterà la pratica;
c) La certezza sulla data di avvio del procedimento (data da cui decorrono i tempi previsti dalla legge per portare a conclusione la pratica amministrativa e fornire la risposta al richiedente).
d) La possibilità per l’utenza di contattare direttamente gli uffici assegnatari per avere informazioni in merito.
Con l’attivazione di questa funzionalità, l’Amministrazione si augura che vengano utilizzati, sempre più e meglio, gli strumenti digitali sia dagli utenti che dal personale stesso.
Stefano Aluigi (consigliere comunale con delega all’innovazione): “Un ulteriore passo in avanti per il concreto processo di semplificazione: sia per il cittadino, che potrà evitare la presentazione diretta presso gli uffici, sia per il Comune, visto che l’attività di protocollazione e gestione delle comunicazioni digitali richiede un terzo del tempo rispetto a quelle tradizionali analogiche ovvero la presentazione cartacea allo sportello”.
Domenica Spinelli (sindaco di Coriano): “Non solo semplificazione, ma anche trasparenza. Tutti i flussi digitali infatti sono puntualmente tracciati e inviati ogni notte in conservazione. Perdere i documenti sarà sempre di più un ricordo del passato. Ma soprattutto sarà sempre più semplice e celere ricostruire lo storico delle istanze presentate con il massimo della trasparenza che ha sempre contraddistinto questa amministrazione a partire dal 2012”.
